人事档案的数字化管理模式研究

摘要：人事档案数字化是有别于传统纸质档案保存、利用的一种新形式，主要是采用扫描仪、计算机等软硬件设备对纸质档案进行扫描、转换、加密、保存等操作，将其转化为可存储并能被计算机识别的可信、可用的数字图像或数字文本的处理过程。伴随我国社会的不断发函，当前人事档案数字化已经成为档案管理工作发展的必然趋势，也必将成为今后的主要业务内容之一。鉴于此，文章首先分析了数字化档案管理面临的制约因素，然后提出了具体的优化策略，以供参考。

关键词：人事档案；数字化管理；优化策略 1数字化档案管理面临的制约因素 1.1软硬件配置上存在薄弱环节

数字化档案管理对硬件设施、软件配置均要求较高。但是，目前，很多企事业单位对数字化档案管理的重要性认识不足、重视不够，在数字化档案系统的硬件配备和软件配置上投入不足，使硬件设备滞后、软件功能不全的问题还大量存在，无法满足数字化档案管理需要。

1.2人力资源配置上存在不适应现象

一些企事业单位档案工作人员配置存在不足。档案管理人员多数为非专业人员，理论水平和实务技能不足。同时，很多人员年龄偏大，信息化技能不足，工作热情偏低，缺乏数字化档案管理经验。与此同时，企事业单位缺乏高水平培训的问题亟待解决。档案管理人员获得的正规培训机会较少，不能有效把握数字化档案管理的最新动态、技能，影响了数字化档案所需要的精细化管理、纸质档案录入、系统对接等实际工作的开展。

2人事档案的数字化管理模式研究

2.1完善干部人事档案规章制度，严格按照规章制度办事

目前，各单位传统保守的干部人事档案管理制度已不能适应现代社会需求，严重阻碍了干部人事档案科学化、规范化的步伐。新形势下，要不断创新思想观念，加强调查研究，综合人事档案科研学者和一线工作人员的意见，总结经验教训，探索新型适用的干部人事档案规章制度，严格按照规章制度办事。一是完善收集整理制度。档案材料的收集是档案工作的起点，也是极其重要的环节。应建立科学、合理、有效的材料收集工作机制，将普通收集与定向收集、长期性收集与突击性收集结合起来，增强档案材料的真实性、收集过程的规范性。二是建立信息化制度。干部人事档案信息化建设，必须坚持从实际出发，遵守相关规章制度，以业务应用为导向，逐步建设适应社会发展的信息化系统，不断提高干部人事档案工作水平。三是改革利用服务制度。管理部门应平衡好保密与开放服务的关系，转变传统干部人事档案管理工作以保密为重点的思路，将制度建立的重点落到综合利用和人性化服务的层面，保障职工本人对其档案的合理权利，达到现代干部人事档案管理保密与开放的统一。

2.2提升档案管理信息化水平

在信息技术高速发展的背景下，档案管理部门要利用信息化管理技术，逐渐完善档案管理机制。在数据爆发的时代，采用传统单一的库存方法难以处理好各单位庞大的档案数据，难以满足当下对档案的需求。为此，充分利用信息化技术，建立现代化的档案管理系统，提升信息检索系统功能建设，从而提升信息资料的使用效率，使得档案数据管理速度得以提升。要根据单位的具体功能需求，满足各个层次对数据信息的使用需求，并做好信息整合处理，进一步完善信息化档案管理机制，为人才建设提供有利的条件。

2.3提升工作人员的专业素养

大数据背景下，管理人才的培养十分重要，档案管理人员需要不断更新自身的认知体系和管理理念，接受现代化的大数据信息培训活动。内部需要注重网络技术人才的专业化培养，在档案管理模式传统与现代转变过程中，部分单位的网络技术型人才较为缺乏，所以需要积极引进网络专业和计算机专业的人才，并注

重档案管理人员的技能与知识培养。现代化的档案管理工作要求管理人员需要具备专业的档案管理知识，还需要具备二次处理技术、信息挖掘技术以及网络专业知识。需要提高管理人员的工作重视度，使相关管理工作人员养成良好的职业道德，为管理人员培养高度的责任感，使其在工作时保持严谨的工作态度，尤其需要借鉴和吸收优秀的档案管理研究成果，使档案管理工作成为档案管理工作人员的使命和责任，强化其工作意识。想要开展有效的信息化管理，需要相关工作人员建立良好的网络安全意识，做好对应的防范工作，可以采用杀毒软件或者防火墙等信息化防护措施来进行防护，并且建立完善的登录密码，建立严密的网络安全防范措施，为信息化系统建立一个更为可靠的环境。

2.4完善精细化管理，力求管理标准化

数字化档案管理是一项涉及计算机系统、信息化技术、数字化管理、档案服务在内的系统性工作，环节多，哪个环节出现问题都会对数字化档案管理造成不利影响。因此，应研究制定并实施一套标准化的数字化档案管理流程和体系，明确各个环节要求，实现数字化档案管理标准化、流程化、规范化。

2.4.1流程规范化

应对档案著录、资料扫描、录入审核、验收存档、借阅下载等数字化档案管理建立完善的流程，为数字化档案管理工作的开展提供支持。档案著录应保证目录分类的规范性，与档案反映的内容一致，根据档案内容的性质确定目录分类，做到完整、准确、真实，形成档案目录数据库，保证档案检索和利用所需。资料扫描应根据不同类别、不同材质、不同保存现状的档案，制定数字化存储规范，有效地保持扫描件质量、保证数字化档案清晰度。录入审核应明确录入、审核主体，规范录入位置、时限、内容，确保审核严谨细致。验收存档应注重存放位置、标记等内容的规范。借阅下载应注重审批、提供、监督等各项行为的规范性，避免数字化档案的不当遗失、泄密、篡改、损毁等现象发生。

2.4.2工作标准化

当前，数字化档案管理亟需解决的问题是需要统一的、明确的工作标准，解决数字化档案资料不能充分共享、不方便借阅、不利于高效管理等问题。应尽快

在图像存储类型、音视频格式、著录细则分类等方面建立数字化档案管理标准化体系，使所有企事业单位进行数字化档案管理时，都能遵循统一的标准，对档案资料进行数字化处理，方便数字化档案的保存、使用、共享，不断提高档案利用效率。

2.4.3管理安全化

人事档案资料具有完整性、真实性、可靠性、机密性等特性，是档案管理工作的核心，只有具有这些特性的档案资料才能为单位或部门提供科学可靠的决策依据。伪造、涂改档案资料的现象近年来屡屡被曝光，在社会上造成恶劣的影响，这些现象反映了当前档案管理工作中存在一定的安全漏洞。实施档案数字信息化管理，设置查阅档案的审批权限范围，系统日志查询自动记录每一次查阅档案资料操作过程，个人档案信息内容的更改和操作的具体日期在系统日志上留有详细记录，从源头上杜绝了档案资料在整理、归档、收集、转出等环节中出现人为的伪造、涂改档案现象，确保了人事档案资料的安全。

结语

综上所述，人事档案数字化建设是关乎人才建设、党的组织建设的重要工程，也是档案事业发展变革的重要组成部分。档案从业人员要抓住难得的发展机遇期，跳出小圈思维，主动谋划创新，积极引进新的信息技术手段，改变人事档案的“深闺”形象，不断创新人事档案管理模式，让智能化、信息化更好地为档案管理工作服务，更好地为组织选人用人服务。

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