文档操作技巧总结

Word文档操作技巧总结

建立新文档还有几种方法：

1通过“开始”菜单的“新建Office文档”命令来建立：

单击“开始”按钮，单击“新建Office文档”命令

打开“新建Office文档”对话框，选择“空文档”：

单击“确定”按钮，出现了Word的启动画面，我们就建立了一个新的Word文档。

2使用快捷键来建立：在Word中按Ctrl+N键，可以建立一个新的空白文档。

3在Word中使用“文件”菜单的“新建”命令来建立：电脑入门到精通网

4在“我的电脑”和“资源管理器”中使用“新建”命令来建立：5使用右键菜单来建立：在桌面上空白处单击鼠标右键，在快捷菜单中单击

“新建”项，从弹出的子菜单中选择“MicrosoftWord文档”，给这个文档起

好名字，这个文档就建立好了。

打开文档

怎么在Word里打开以前存盘的文档呢我的朋友说他一直都是先退出Word，然

后去双击要打开的文件，Word就会自动启动并打开那个文件。

其实打开和新建一样，不用退出Word也可以打开文件，单击工具栏上的“打开”

按钮，就可以打开一个“打开文件”对话框。

打开文档还有几种方法

1通过“开始”菜单的“打开Office文档”命令来打开

2在Word里按“Ctrl+O”键。在Word中使用“文件”菜单的“打开”命令。

3使用“文件”菜单中的历史记录来打开文档：打开“文件”菜单，在下面有一

栏显示了我们最近打开过的文档，单击其中的一条，就可以打开相应的文档了；

我们还可以设置这个文档显示的数目：打开“工具”菜单，单击“选项”命

令，打开“选项”对话框，单击“常规”选项卡，在这里有一个“列出最近使用

文件个”选项，输入框中可以输入文件的数目，而清除这个复选框则可以让

Word不再记忆曾经打开的文件。

多文档切换

不过现在就有另一个问题了，现在我们打开了几个文档，而不是像以前那样

只打开一个文档，如果我

们想从现在这个文档切换到另外的一个文档中，该怎么办呢一般的办法是使

用窗口菜单来切换当前编辑

的文档。

打开窗口菜单，菜单的最下面列出了我们打开的所有文档，带有对号的是

当前编辑的文档，单击“文档XXX”，就切换到了“文档XXX”。当然你也

可以按下ALT+TAB键来切换，这是Word20__新增的切换功能。

新建文档

我们讲了Word第一课后，有位朋友和我说用起来太麻烦了，问他怎么个麻

烦法，他说，有时要打印几份文件，每打印一份就要退出一次Word重来，所以

特别麻烦。其实根本用不着退出Word。你可以在Word里面关掉已经打印出来

的文件，然后新建一个文档或者打开另外的文档，同时打开几个文件也可以。

怎么做呢很简单的，先看新建文档。我们打开Word。Word启动之后自动

建立了一个新文档，注意现在标题栏上的文档名称是“文档XXX”，单击工具

栏上的"新建空白文档"按钮，现在我们就又新建了一个空白的文档，它的名字叫

做“文档XXX”。再单击这个按钮，就出现了“文档3”。这是我们新建一个

文档最常用的方法。

建立新文档还有几种方法：

1通过“开始”菜单的“新建Office文档”命令来建立：

单击“开始”按钮，单击“新建Office文档”命令，打开“新建Office

文档”对话框，选择“空文档”，单击“确定”按钮，出现了Word的启动画面，

我们就建立了一个新的Word文档。2使用快捷键来建立：在Word中按Ctrl+N键，可以建立一个新的空白文档。

3在Word中使用“文件”菜单的“新建”命令来建立：

4在“我的电脑”和“资源管理器”中使用“新建”命令来建立：5使用右键菜单来建立：在桌面上空白处单击鼠标右键，在快捷菜单中单击

“新建”项，从弹出的子菜单中选择“MicrosoftWord文档”，给这个文档起

好名字，这个文档就建立好了。电脑入门到精通网

打开文档

怎么在Word里打开以前存盘的文档呢我的朋友说他一直都是先退出

Word，然后去双击要打开的文件，Word就会自动启动并打开那个文件。

其实打开和新建一样，不用退出Word也可以打开文件，单击工具栏上的“打开”

按钮，就可以打开一个“打开文件”对话框。

单击这个下拉列表框，从弹出的列表中选择“D：”，也就是D盘，现在下

面的文件列表中出现的就是D盘的内容了，双击打开这个“笑话”文件夹，列表

中就出现了“笑话.doc”文件，选中这个文件，单击“打开”按钮，就打开这个

文件了。

打开文档还有几种方法：

1通过“开始”菜单的“打开Office文档”命令来打开；

2在Word里按“Ctrl+O”键。在Word中使用“文件”菜单的“打开”命令。3使用“文件”菜单中的历史记录来打开文档：打开“文件”菜单，在下面有一栏显示了我们最近打开过的文档，单击其中的一条，就可以打开相应的文档了；我们还可以设置这个文档显示的数目：打开“工具”菜单，单击“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“常规”选项卡，在这里有一个“列出最近使用文件个”选项，输入框中可以输入文件的数目，而清除这个复选框则可以让Word不再记忆曾经打开的文件。

保存文档

现在我们来看看保存文档。这次我们讲一点新东西：

打开“另存为”对话框；这里有一个“新建文件夹”按钮，它可是很有用的：我们平时的文件都是分类存放的，而有时要保存编辑的稿件，觉得放到哪里都不合适，这时我们就可以新建一个文件夹把文件放到里面。单击这个“新建文件夹”按钮，在打开的对话框中输入文件夹的名字“稿件”，单击“确定”按钮，回到“另存为”对话框；输入文档的名字，单击“保存”按钮，我们就可以把文档保存在新建的文件夹中了。

多文档切换

不过现在就有另一个问题了，现在我们打开了几个文档，而不是像以前那样只打开一个文档，如果我们想从现在这个文档切换到另外的一个文档中，该怎么办呢一般的办法是使用窗口菜单来切换当前编辑的文档。

打开窗口菜单，菜单的最下面列出了我们打开的所有文档，带有对号的是当前编辑的文档，单击“文

档XXX”，就切换到了“文档XXX”。当然你也可以按下ALT+TAB键来切换，这是Word20__新增的切换功能。

关闭文档和退出Word

现在我们打开了多个文档，假如我们现在要关闭这个“文档XXX”，单击标题栏上的这个“关闭”按

钮就可以了。你可能要问，这个按钮不是退出Word时用的吗是这样，在只打

开了一个文档时是点这个

按钮会退出Word，但在同时打开了几个文档时，它的作用就只是关闭当前编辑的文档了。现在我们只有一个打开的文档，在刚才的关闭按钮的下面，也就是菜单栏的最右端，又出现了一个关闭按钮。现在标题栏上的“关闭”按钮的作用是关闭当前编辑的文件并且退出Word，而菜单栏上的“关闭”按钮就只是关闭当前文档，而不退出Word了。

在打开了几个文档的时候可以直接退出Word，打开“文件”菜单，选择“退出”命令，就可以直接退出Word了。选择这个命令后，出现了一个对话框，这是提示我们要关闭的文档没有存盘，要不要现在保存，

文档的保护

有时编辑的文档不希望别人进行修改，这时可以给文档设置一个口令，把文档保护起来：打开“工具”菜单，单击“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“保存”选项卡，在“修改权限密码”文本框中输入一个密码（如图14），单击“确定”按钮，此时会出现一个“确认密码”对话框，再一次输入密码，单击“确定”按钮，密码就设置好了，关闭并保存文档，再打开它，就会出现一个“密码”对话框，要求我们输入一个密码，否则就只能以只读方式打开文档。

如果你不希望别人看到文档的内容，还可以设置一个“打开权限密码”，打开“选项”对话框，在“常规”选项卡的“打开权限密码”正文框中输入密码，单击“确定”按钮，弹出“确认密码”对话框，再次输入密码，单击“确定”按钮，同样保存退出，再打开文档时会弹出一个“密码”对话框，现在如果不输入密码就不能打开文档了。要是不想要密码了，打开“选项”对话框，在两个密码的正文框里把密码清除就可以了。

这是Word的一项功能。如果在上次保存之后你又对文档做了改动，它就会提醒你进行保存；现在的这些文件都没有保存价值，所以我们选择“否”。不过你以后遇到这个对话框时可要想清楚，是不是要保存。虽然忘了保存文件时，退出Word会提醒你存盘，但你也要养成经常保存文件的习惯。不然万一遇到停电之类的特殊情况，可是谁也帮不了你。