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工业有限公司质量管理体系文件报价和合同评审——报价和合同评审

2024-07-16 来源：筏尚旅游网
  1. 目的
    1. 本程序的目的是给公司业务人员一个标准化的可操作的报价流程，在规定的时间内给现有客户和潜在客户一个合适的报价，以不断拓展市场；
    2. 在签署合同前保证所有的客户特殊要求都已经得到足够的描述。
  2. 范围
    1. 本程序适用于正裕工业有限公司给所有客户有关汽车用减振器的报价；
    2. 对于非减振器类（如减振器零件）的报价，除附件B的报价原则外，其余可以参考本程序。
  3. 定义

无

  1. 涉及部门
    1. 销售部
    2. 总经办
    3. 研发部
    4. 财务部
    5. 计划部
  2. 一般原则
    1. 将客户按其在市场上的销售领域进行如下分类：
      1. 关键客户：所有定位于OEM市场的客户；
      2. 重要客户：所有定位于OES市场的客户；
      3. 一般客户：除关键客户和重要客户外的其它客户。
  3. 程序
    1. 公司对所有客户的报价文件都是公司高度机密的文件，除非得到公司最高管理层的批准，否则公司任何人不能将公司给一个客户报价和/或最终合同价泄露给第三方；
    2. 如果客户的询价书内容不完整，必须和客户沟通，以获得足够的信息以便做出合适的报价。在给任何客户报价之前，必须清楚并理解所有客户的特殊要求，包括质量，保修期，交付期，产品目录，包装、产品特殊标识和其它特殊要求等。如果上述要求无法明确时，则在报价时必须加以说明；
    3. 报价时必须了解这些产品是用于售后服务市场还是OES和/或OEM市场。因为通常ＯＥＳ和ＯＥＭ市场和售后服务市场不一样，并且要求较高；
    4. 对关键客户的报价，一般这类客户都有其要求的报价格式，公司将采用其规定的格式进行报价。报价必须从如下几个方面对成本分析后作出合适的报价：
      1. 原材料成本；
      2. 加工/制造成本；
      3. 质量成本；
      4. 管理费用和财务；
      5. 销售费用；
      6. 利润；
      7. 各种税金等。
    5. 对重要客户和一般客户的报价，报价采用公司统一的报价规则，该报价规则的制定考虑到了各市场的市场价格。除非客户有特殊要求，否则报价必须使用公司统一规定的格式，并在发给客户之前，需要和业务经理协商并按照报价原则（附件B）得到合适的批准；
    6. 报价的评审：对关键客户的报价，报价前必须进行可行性评审；对于一些有特殊要求的客户的报价，报价前也必须对可行性进行评审；评审人员至少包括研发部，计划部，销售部和/或质量部。对其他类型的报价由销售人员按照报价规则进行评审，对于价格超出其权限时，必须得到有关的批准；
    7. 对于公司已经和某些国家和地区签署了独家代理和独家品牌代理的情况，报价前必须得到营销副总和/或负责销售的董事的批准，在得到合适的批准前，不能做出报价；
    8. 一般情况下，客户的询价可能包含以下产品：
      1. 公司现有产品：除产品标识和包装外，报价时遵循公司给定的报价参照表；
      2. 公司有样品但需要开发的产品，包含性能和尺寸，可以按提供的样品比照公司相对应的产品报价，但必须在报价中说明；
      3. 对于要求报价但公司无样品的，不能进行报价，并在报价中给予说明；
      4. 如果客户提供图纸要求报价的，可以在参阅图纸的基础上报价。但在报价前，报价人员必须仔细审阅图纸上的具体要求，如有不清楚的地方，必须提出和其他部门特别是和技术部门一起进行审阅；
    9. 对于某一个客户的报价，必须在所有产品的ADD号（6位数字号）确认后才能进行。对于同一个ADD零件号（特别是一个ADD零件号对应多个客户提供的交叉对照零件号的情况），只能给出一个报价；
    10. 所有价格和合同条款的谈判必须遵照公司利益第一的原则，特别是
      1. 价格：价格谈判需要考虑货币币值的稳定性。价格一般情况是FOB，宁波。尽量避免FOB上海（除非客户特殊要求）。客户要求CIF或C&F报价的，必须在报价原则中FOB的基础上增加运费和/或保险费。
      2. 付款条件：合同条款中必须载明保护公司利益的付款条件以确保货款的及时回笼。一般情况下，可以使用：
        1. 预付方式：客户100%预付款；
        2. 通过T/T方式：在订单确认时支付大于30%，在货物准备发运前支付剩下的70%货款；
        3. 通过L/C：L/C必须是不可撤消的即期信用证，如果客户要求远期信用证，则必须事先得到营销副总的批准；
        4. 其他付款方式：客户采用其他付款方式的，销售人员和销售经理必须确保货款的安全回笼并在合同签署前得到营销副总的批准；
      3. 原则上，如果客户前一订单的货款没有付清的话，不能为其生产余下的订单或客户再下的订单。 如果有特殊原因，由业务经理提出请求由营销副总批准后可以生产；
      4. 质量保修：正裕工业公司给客户提供1年或20，000公里的质量保修，以先到者为准，若客户有超出此要求的，在接受此条款前必须评审并得到销售副总的批准；
      5. 产品标识：客户要求用其自己标识的，在签订合同后生产前必须得到客户的有效授权；
      6. 客户特殊要求：除产品标识外，在合同签订前，必须明确客户对产品颜色（用色卡和/或样品标识，若客户不能提供色卡的，我们提供色卡给客户确认，对颜色的描述只能用色卡或样品进行，不能用一般的文字对颜色进行描述），包装（含内包装，外包装，有无特殊的包装材料要求，有无托盘要求，有无产品附件要求）。
    11. 零件号查询
      1. 对外报价, 一律使用本公司6位数字零件号；
      2. 上海销售公司在收到客户的询价单后, 如果只有OEM号和/或其他减振器厂家的零件号, 由上海销售公司客户服务部查询ADD零件号后参照报价；
      3. 工厂收到的客户询价单, 由工厂报价人员进行零件号查询,并报价；
      4. 为了不使客户混淆有关公司名称（对于减振器销售）, 对外美元报价使用’ADD INDUSTRY (ZHE JIANG)  CO., LTD’. 公司中文名称一律使用＇浙江正裕工业有限公司；　
      5. 无论是工厂还是上海销售公司，报价人员必须对每一个报价交换信息，以避免客户既从上海公司询价又从工厂询价，而工厂和上海给出不同的价格的情况．
    12. 报价时间
      1. 原则上必须按照客户规定的时间进行报价。如果在规定的时间内不能完成报价的，必须和客户沟通以便客户能接受新的报价日期；
      2. 如果客户没有要求的：
        1. 对于零件号少于20个的，报价须于2个工作日内作出；
        2. 对于零件号少于50个的，须于3个工作日内给出；
        3. 对于零件号少于100个的，须于5个工作日内给出；
        4. 对于零件号大于100个的，须于８个工作日内给出；
        5. 如果报价前需要公司其他部门一起研究该产品开发的可能性的，在接到报价书5个工作日内必须做出报价或不报价的结论给客户回复。
    13. 公司的合同格式参考附件C (ADD-PCD-SD-003.A1W)。如果客户有其特殊的合同格式，可以使用客户指定的合同格式，否则必须使用公司规定的合同格式。然后在此销售合同的基础上下订单，但每张订单必须指明所参照的销售合同号，该销售合同载明所有合同条款；
    14. 一般情况下，对于和关键客户和重要客户的合同的评审至少需要下列部门参加并填写《合同/订单评审表》：
      1. 销售部：确保客户的所有要求都已经清楚地描述；
      2. 研发部：根据目前的技术水平，是否所有的技术问题都可以得到解决；
      3. 计划/物流部：公司的生产能力是否能够满足要求以及合同是否可以准时交付；
      4. 质量部：客户的质量要求是否都可以得到满足。
    15. 上海公司各区域销售经理负责和其负责的客户签署销售合同/订单；其它由工厂营销副总签署合同/订单；
    16. 订单的评审：对于关键客户的订单，由销售部签署按时交付日期后传真给客户；对于其他客户的订单，由销售部根据公司各种系列产品的月生产量和客户一个订单的订购数量和规格，估计交货日期后回复客户；
    17. 签订合同后，客户要求的样品开发参见《样品申领、发运控制》，具体产品型号的确认（转还成ＡＤＤ的内部号码）参见《订单处理》；
    18. 双方达成的最终价格和其他合同条款必须以双方签字的书面形式加以记录，电子版的文件可以作为附件加以保存，但任何争议的解决都将以书面记录为主（EMAIL对订单的确认和其他条款的确认细节将作为合同的一部分）。因此EMAIL必须被打印出来加以保存；
    19. 记录保存期限：所有订单包含对订单的修改必须自订单确定之日起保存3年；所有的合同包含对合同的修改必须自合同签订之日起到合同终止之日止的时间再加3年。
  4. 职责和权限
    1. 销售部
      1. 报价员
        1. 根据客户提供的有关零件号/交叉对照表，找出对应的正裕公司零件号（６位数字号），若公司没有产品和客户所要求的产品对应，可以找出相似的正裕公司产品以提供报价参考，并注明（对于提供图纸的情况）；
        2. 根据公司制定的报价原则和规定的报价格式按要求进行报价（在备注栏中注明产品状态），并确认报价无误；
        3. 将报价提交销售经理和／或营销副总批准；
        4. 将批准的报价给销售人员；
        5. 对公司所有客户的报价资料进行管理。
      2. 销售人员
        1. 将批准的报价提交给客户并进行跟踪，签署销售合同/订单；
        2. 负责销售订金的跟踪和销售货款的回笼；
        3. 负责客户档案的建立和客户资料的保存并和客户讨论有关销售计划，为公司提供策略制定上的依据；
        4. （销售经理）对销售合同进行签署；
        5. 和客户联系以了解更多的信息以帮助我们制作产品目录。
      3. 营销副总
        1. 和其他有关部门和管理层/董事会制定报价原则并根据市场情况和客户情况进行修改；
        2. 审阅并批准给客户的报价；
        3. 若有必要（对于关键客户），上报管理层和董事会，根据客户情况审阅并批准报价；
        4. 若有必要，和业务人员一起和客户进行商业谈判；
        5. 签署销售合同/订单。
      4. 样品管理
        1. 必要时，根据客户提供的有关零件号/交叉对照表，帮助查找对应的正裕公司零件号；
    2. 公司管理层/董事会
      1. 审阅并批准公司报价原则；
      2. 审阅并批准对关键客户的报价。
    3. 财务部
      1. 向销售部提供产品成本表，若有更改，定期更新。
  5. 流程图

见附件

  1. 表格和附件
    1. 正裕工业公司报价格式：ADD-PCD-SD-003.F1E
    2. 正裕工业公司报价原则：ADD-PCD-SD-003.F2E
    3. 正裕工业公司标准合同格式：ADD-PCD-SD-003.A1W
    4. 合同/订单评审检查清单：ADD-PCD-SD-003.F3E
    5. 订单确认表：ADD-PCD-SD-003.F4E
  2. 参考文件

《样品申领、发运控制》

《订单处理》

  1. 修改说明

第1次修改

 

 
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